Delegasyon Kime? Nasıl?

Bazen içinden çıkılamaz bir proje, bazen günlük basit bir aktivite, bazen ise bir arkadaşınızdan basit bir talep ya da evin küçüğünü bakkala göndermek… Aslında gün içinde birçok konuda “delegasyon” veya Türkçe karşılıklarıyla “devretme”, “yetkilendirme” durumuyla karşılaşabiliyoruz ancak kime nasıl uygulanacağına çok fazla eğilmiyoruz. İş yaşantısında daha sık kullandığımız delegasyon kelimesini genel ansiklopedik bilgi olarak “Bir grup adına birini ya da belirli bir amaç için başka birini tanımlanmış bir misyonla göndermek” olarak geçmekte. Bu bağlamda anlam ve içerik olarak yetkinlikler, harekete geçme eğilimleri, sorumluluklar, görevin içeriği, güven gibi birçok bileşen içermesi sebebiyle yönetimi ve değerlemesi karmaşık bir durum.

Profesyonel hayatta üzerine defalarca eğitimler verilen, yönetici ve liderler için başarının anahtarlarından biri olan delegasyon gerçekten uygulanıyor mu?

Bugün baktığınızda esasen delegasyon birkaç farklı basamakta uygulanıyor ancak uygulayan ve uygulananın tatmini kısmında delegasyon, her iki paydaşta farklı çağrışımlar yapabiliyor. Her ne kadar delegasyonda sorumluluk delege edende olsa da, delege edilenin gelişimi delegasyon basamaklarını şekillendirmektedir. Delegasyon kime nasıl uygulanır? İsterseniz bunu basit basamaklarla inceleyelim.

Belirttiğim şekilde yap

En basit delegasyon biçimi olan bu durumda yetkilendiren kişi bir görevin tüm yollarını değiştirilmez bir bütün olarak paylaşmakta ve delege ettiği kişiden tam da istediği gibi hayata geçirmesini istemekte. Kontrolün tamamı görevi verende olan bu durum karşı tarafça sadece tamamlanması gereken iş olarak algılanmakta. Üzerine düşünmesi ve farklılık yaratması beklenmemekte ve tercih edilmemekte. Görev hakkında bilgi ve tecrübe sahibi olmayanlarda uygulanabilir olan bu durum, delege edilen kişinin yetkinliklerinin artmasıyla uygulanabilirliğini kaybetmekte, motivasyonu olumsuz düzeyde etkilemekte ve ilişkileri zarara uğratabilmekte.

Araştırıp bana özetle

Bu delegasyon şeklinde delege edilen kişiden konuya yorum katmadan araştırma yapması ve özet sunması beklenmekte. Zamanı efektif kullanmak için konuya az çok hakimiyeti olanlara delege edip sonuç beklenebilecek bir durumdur. Hem delege edilene derinlemesine bilgi sahibi olması fırsatı verilir hem de delege edene zaman kazandırır. Ancak bu durum da yine delege edilen görev harfiyen yerine getirilmesi gereken bir durumdur, tek farkı bu basamakta araştırma için yöntem belirtilmemiştir. Delege edilenin yetkinlikleri görevin çıktısını zenginleştirecektir. Tüm karar delege edendedir.

Araştırma ve önerilerin bize yol gösterecek

Üst basamakla benzerlik gösteren bu delegasyon tipinde delege edilen hem araştıracak hem de fikir sunacaktır. Bu durum delege edilenin yetkinliklerinin fikir üretmeye yetecek düzeyde olup sorumluluk alacak düzeye henüz gelmediği durumlarda işlevsel olacaktır. Yine karar delege edendedir. Öneri sunmak için derinlemesine araştırma, neden sonuç ilişkisi oluşturma görev alan kişinin konu ile ilgili gelişmesine büyük faydalar sağlayacaktır. Yetkin çalışanların görevlerin parçası olduğunu hissettiren bir delegasyon tipidir. Delege edenin yönetimsel tavrı delegasyonun sağlıklı ilerlemesinde önemli olacaktır.

Birlikte karar verelim

Bu delegasyon tipinde araştırma, fikir üretme ve karar verme beraber ilerlemektedir. Delege eden kişi tüm basamaklar için yetkilendirme yapmıştır ancak son hareket için konunun içinde olmaktadır. Yani onay verme fonksiyonunu kendinde tutmaktadır. Yetkinlikleri yüksek, delege eden tarafından güvenilen, sonuç üretebilen kişiler için uygulanabilecek delegasyondur. Son kararın delege edende olması son düzeltmelere imkân vermektedir. Artık delege eden görevin karar paydaşı olacak kadar konuya hakimdir. Görevi tam benimseme ve aidiyet duygusunu geliştirmektedir. Delege edene ufak dokunuşlar ve etkin yönlendirme imkânı tanır.

Görev senin, tecrübene güveniyorum

Delege edilenin aldığı kararlara tam uyum ve güven gerektirmektedir. İşin ustası olan kişilere görevin her şeyiyle teslim edildiği durumlarda kullanılır. Ancak atlanılmaması gereken durum sorumluluğun her zaman delege edende olduğudur. Son noktada sadece sonuçların elde edileceği durum için başlangıç delegasyon koşullarının çok dikkatli analiz edilip karar verilmesi gerekir. Harika işler gibi, istenmeyen durumlarla da karşılaşılması söz konusu olabilir. Delege edenin yetkinlikleri de delege edilen kadar kritiktir. Başarı göstergelerinin tanımlanmış olması olası olumsuz sonuçları azaltacaktır.

Bu basamakları uygulamalı mıyım? Delegasyon bir gereklilik mi?

Bir yönetici veya delege eden olarak zamanınızı boşa harcamamak, aksine optimize etmek ve sizinle çalışanları geliştirmek için mümkün olduğu kadar iyi ve doğru delegasyon çok önemlidir. Ancak kontrollü ve yerinde bir delegasyon sabrı ve özellikle zamanı hak ediyor. Delegasyonunuzu açıklamak veya organize etmek için harcanan zaman, boşa harcanmış zaman değildir. Eğer size de büyük katkısı olacak delegasyonu uygulamıyorsanız sizi neyin durduğunu teşhis etmeniz yönetici olarak sizin için önemli bir gelişme olacaktır.

Sonuç olarak belirli görevleri devretme ihtiyacı hissederseniz, verimlilik için ve çalışanlarınızın desteklenmesi için bunu yapmalısınız.

Yiğit Ozan Polat